Briefe formgerecht schreiben - kaufmännischer Schriftverkehr

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Grundlagen des kaufmännischen Schriftverkehrs

Der kaufmännische Schriftverkehr, d. h. die Geschäftskorrespondenz hat seinen Wortursprung im lateinischen Wort correspondere = übereinstimmen, in (geschäftlicher) Verbindung stehen, Briefe wechseln. 

Der Geschäftsbrief hat meist Darstellungsfunktion. Mit dem Geschäftsbrief werden Informationen übermittelt, Gespräche bestätigt, Vereinbarungen getroffen. Auch Werbebriefe gehören dazu. 

Geschäftsbriefe werden z. B. notwendig, bei

●     Kundenwerbung                               ●     Zahlungsverkehr                         ●      Personalwesen   
●     Briefe an öffentliche Einrichtungen     ●       Warenein- oder -verkauf           ●       Mahnverfahren
●     (privates) Bewerbungsschreiben           

Der Brief hat gegenüber dem Gespräch den Vorteil, dass er durch die Unterschrift zum rechtsgültigen Dokument wird. Dadurch werden Willenserklärungen oder Vereinbarungen unverrückbar festgelegt.

Der Geschäftsbrief ist nach den "Regeln für Maschineschreiben nach DIN 5008" zu schreiben. Er sollte sachlich, klar und eindeutig abgefasst sein und nur das Wesentliche enthalten.

Die inhaltliche Gestaltung eines Briefes ist abhängig von der Absicht des Verfassers und der Wirkung, die erzielt werden soll:

●       Werbebriefe sollen überzeugen. Sie betonen das Interesse des Empfängers und sind durch einen persönlichen Stil gekennzeichnet. 
          Bewerbungsschreiben sind Werbebriefe in persönlicher Angelegenheit. 

●       Bei Angeboten ist darauf zu achten, dass die Fragen des Empfängers ausreichend beantwortet werden. 

●       Absagen sind klar zu begründen. 

●       Bei Konflikten wird zunächst der Sachverhalt dargelegt und begründet, dann folgen Lösungsvorschläge. 

Zusammenfassung:

●   Geschäftsbriefe

          -   ersetzen, bekräftigen oder ergänzen mündliche Gespräche;
          -   dienen Vertragsabschlüssen und Vereinbarungen;
          -   dienen als Beweismittel;
          -   dienen der Werbung. 

●   Sie verlangen daher
          -   gründliche Sachkenntnis;
          -   folgerichtigen klaren Aufbau;
          -   korrekte äußere Form;
          -   klare eindeutige Ausdrucksweise.